Rekisteriseloste

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan 25.5.2018 alkaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) yhdessä tietosuojalain (1050/2018) kanssa.

Laatimispäivä 26.8.2022

Rekisterinpitäjä
Tornionlaakson neuvosto (organisaationumero 222000-0786)
Box 76
953 22 Haparanda
tuula.ajanki@haparanda.se

Tornionlaakson neuvoston kumppaneista käytetään tässä kuvauksessa termiä asiakas, yhteistyökumppani tai kumppani.

Rekisterin pitämisen peruste

Asiakassuhteen hoito, asiakkaan suostumus sekä oikeutettu etu.

Tietosuoja Tornionlaakson neuvostossa

Tornionlaakson neuvosto on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään käsittelemänsä tiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Tornionlaakson neuvosto käsittelee (kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa) rekistereissämme olevia henkilötietoja.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Myös muuttaessamme, lisätessämme tai parantaessamme palvelujamme saatamme tehdä tähän dokumenttiin muutoksia. Mikäli laajennamme palvelua ja pyydämme sinulta lisää henkilötietoja, kerromme uusista käyttötarkoituksista viimeistään tietojen keräämisen yhteydessä. Lisäksi voimme päivittää tätä selostetta myös muuten, joten suosittelemme, että käyt silloin tällöin vilkaisemassa, onko seloste muuttunut.

Tornionlaakson neuvosto käsittelee henkilötietoja useista eri syistä. Käsittelemme henkilötietojasi eri perusteilla riippuen siitä, mitä palvelujamme käytät. Saatat kuulua yhteen tai useampaan henkilötietoryhmään.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Poliittiset päättäjät ja edunvalvojat alueen kunnissa, yhteistyökumppanit, olemassa olevat organisaatiot, yritykset ja heidän yhteyshenkilönsä tai työntekijät.

Keräämme tietoja niistä organisaatioista, edustajista, yrittäjistä ja henkilökunnasta, jotka toimivat seudullamme ja tärkeitä yhteistyön kannalta, ovat nykyisiä tai potentiaalisia yhteistyökumppaneitamme.

Keräämme asiakkaista nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite yms.), yhteydenpitokielen sekä palvelun tuottamiseen liittyviä tietoja. Nämä tiedot ovat mm. sähköposteja, muistioita muistiinpanoja, kokousmuistiinpanoja, sekä muuta dokumentaatiota. Tallennamme myös ilmoittautumisesi eri tilaisuuksiin sekä vastauksesi tekemiimme kyselyihin.

Rekisteritietoja voidaan käyttää Tornionlaakson neuvoston ja yhteistyökumppanin välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Tiedot kerätään suoraan asiakkaalta, mutta keräämme myös henkilötietoja alueellamme toimivista organisaatioista ja yrityksistä, niiden avainyhteyshenkilöistä myös julkisista lähteistä, kuten organisaation tai yrityksen verkkosivuilta jne.

Hankkeisiin liittyvät yhteistyöhenkilöt

Osallistuessasi EU-rahoitteisen hankkeen toimenpiteeseen, koulutukseen tai tapahtumaan keräämme samoja tietoja kuin yllä olevilta. 

Tietoja käytetään hankkeissa toteutettavan viestinnän, markkinoinnin ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi. Lisäksi luovutamme EU-hankeraportointia varten joitakin henkilötietoja rahoittajalle, hankkeen päätoteuttajalle ja hankkeen valvojalle.

Hankkeiden tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi. Lakisääteinen velvoite muodostuu rakennerahastoja koskevasta kansallisesta ja EU-lainsäädännöstä, joita ovat muun muassa: Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (7/2014), Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014), Yleisasetus (EU N:o 1303/2013), EAKR-asetus (EU N:o 1301/2014), ESR-asetus (EU N:o 1304/2013).

Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta hankeajan päättymisestä. 

Uutiskirjetilaajat ja postituslistat

Keräämme sinulta sähköpostiosoitteen ja nimen.

Käytämme näitä tietoja viestinnän toteuttamiseen, sen seurantaan ja analysointiin. Voit perua uutiskirjeen tilauksen uutiskirjeestä löytyvän linkin kautta.

Verkkosivujen käyttäjät

Saatamme kerätä tietoja käyttämiesi tietokoneiden ja laitteiden ominaisuuksista ja sijainnista kuten IP-osoite, tunniste-evästeet, vieraillut sivut, mistä tulit sivuillemme, ajan, käyttöjärjestelmän, laitteet ja selaimen. Lisäksi luonnollisesti tallennamme kaiken sivuille tai sen palveluihin syöttämäsi tiedot.

Näitä tietoja käytämme sivuston ominaisuuksien kehittämiseen ja sivustojen tietoturvan varmistamiseen ja tarkkailuun sekä mahdollisen verkkoilkivallan ehkäisyyn. Lisäksi erikseen syötettyjä tietoja käsitellään asiakaspalvelun tuottamiseen (uutiskirjeet).

Tietojasi saatetaan käyttää myös ns. uudelleen markkinoinnin (remarketing) toteuttamiseksi, joten vierailusi perusteella saatat nähdä markkinointiviestejämme, esim. Facebook- tai Google-mainoksia.

Tornionlaakson neuvoston hallituksen jäsenet

Hallituskauden alussa sinulta pyydetään suostumus tietojen luovuttamiseen meille. Nämä tiedot koostuvat nimestäsi, sähköpostiosoitteesta, muista yhteystiedoista sekä palkkioiden maksua varten tarvittavista tiedoista. Keräämme tietojasi osallistumisestasi hallituksen kokouksiin. Näitä tietoja käytetään myös hallituksen viestintään ja kaupparekisteri-ilmoituksen tekemiseen.

Tietoja säilytetään sinun viimeisen hallituskautesi jälkeen palkkahallintoa koskevien lakien mukaisesti.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä eri hankkeiden rahoittajatahoille raportoinnin yhteydessä.

Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Tornionlaakson neuvoston alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Tornionlaakson neuvosto voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Emme salli alihankkijoiden luovuttavan tietoja eteenpäin muuhun tarkoitukseen.

Tornionlaakson neuvostolla on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi.

Miten suojaamme henkilötietojasi

Tietoturva ja tietosuoja ovat Tornionlaakson neuvoston toiminnassa keskeisiä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, organisatorisia ja hallintoon liittyviä turvallisuusmenettelyjä, joilla suojaamme hallussamme olevia tietoja katoamiselta, väärinkäytön, luvattoman käytön tai luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Kolmannet osapuolet

Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi hankerahoitusviranomaiset.

Lisäksi tietojasi käsittelevät kolmannet osapuolet, kuten tietojärjestelmätoimittajat, palveluntoimittajat ja muut alihankkijat.
Huomioithan, että tehdessämme yhteistyötä muiden yritysten ja organisaatioiden kanssa esimerkiksi tapahtumien järjestämisessä, voimme luovuttaa ilmoittautumistietosi myös muille kyseisen tapahtuman järjestämiseen osallistuneille tahoille. Emme salli alihankkijoiden tai yhteistyökumppaneiden käyttää tai välittää tietoja muihin tarkoituksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötiedot turvassa. Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internet-sivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

Koko Tornionlaakson neuvoston henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Henkilöstö on saanut koulutusta ja ohjeistusta tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä.

Yhteydenotto

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Tornionlaakson neuvosto
Box 76
953 22 Haparanda

Yleisesti pyyntöihin vastataan viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön esittämisestä. Oikeuksien käyttämiseksi tunnistamme sinut erikseen pyynnön toteuttamiseksi ja muiden rekisteröityjen oikeuksien varmistamiseksi.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötiedot vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittu.